A. ĐẶT VẤN ĐỀ

Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên, của cán bộ, giáo viên nếu không có đầy đủ thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do văn bản, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như một biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ được phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:

 + Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, số liệu cính xác đáng tin cậy nhằm phục vụ các yêu cầu nhiệm vụ chính trị của đơn vị. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường. 

+ Giúp cho cán bộ công chức, viên chức trong nhà trường nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

+ Tạo điều kiện để kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ và quyền lực của các bộ phận, cá nhân trong nhà trường.

+ Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của đơn vị, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

Từ đó, có thể thấy được nếu làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động trong lĩnh vực hành chính đạt hiệu quả cao. Theo như tôi nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước nói chung và mỗi đơn vị trường học của từng cấp học nói riêng cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của đơn vị. Công tác hành chính văn thư  đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý đúng theo quan điểm đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra.

Trong công tác quản lý, công tác văn thư giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị.

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ hành chính văn thư  trong nhà trường. Tôi luôn ý thức được vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác hành chính văn thư  nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tôi luôn tìm tòi, học hỏi và cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác hành chính văn thư, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý giáo dục. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường Mầm Non Vĩnh Thanh

 

B. NỘI DUNG

1. Thực trạng:

Trường MN Vĩnh Thanh là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng GD&ĐT Phước Long về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các cấp Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường. Trong quá trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn, trở ngại trong việc thực hiện công việc này.

2. Nội dung nghiên cứu:

 Một số tài liệu cần lưu giữ như: Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học; Hồ sơ về các đợt kiểm tra; Hồ sơ tuyển sinh; hồ sơ phân công chuyên môn; hồ sơ hoàn thành chương trình MG 5-6 tuổi; theo dõi trẻ chuyển đi, chuyển đến...

3. Giải pháp thực hiện :

Công tác hành chính văn thư là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ giáo dục của nhà trường đúng pháp luật của nhà nước, đúng quan điểm, đứng đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp cho học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí… Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm minh chứng và tra cứu khi cần thiết. Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Công tác văn thư đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt các loại như: hồ sơ học sinh và giáo viên và nhiều loại hồ sơ khác, ….

Công tác văn thư trong nhà trường rất nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tài liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định.

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phân loại tài liệu lưu trữ, Bảo quản tài liệu lưu trữ, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật.

Nhằm phục vụ tốt hơn nữa trong công tác quản lý, tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, chính xác kịp thời, phục vụ tốt cho hoạt động giáo dục tại trường, tôi nêu ra một số nội dung cơ bản của hoạt động văn thư lưu trữ tại đơn vị, cụ thể một số lĩnh vực chủ yếu như sau:

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên

           3.1. Quản lý công văn đi:

Văn bản đi của đơn vị trường MN Vĩnh Thanh là bao gồm tất cả các loại văn bản được đơn vị trường soạn thảo và ban hành như (Quyết định, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, …)

Với vai trò là một cán bộ văn thư tôi nhận trách nhiệm đánh máy, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành. Đồng thời, tôi là người chịu trách nhiệm trực tiếp chuyển đi nhằm đảm bảo thông tin văn bản và đảm bảo văn bản không bị thất lạc.

+ Khi văn bản chính thức ban hành tôi trực tiếp đăng ký văn bản vào số đăng ký văn bản đi, ghi số văn bản ghi ngày, tháng, năm văn bản (Thực hiện TT 07/2012/TT-BNV) và trình hiệu trưởng ký.

+ Khi phát hành văn bản đi tôi lưu lại 01 bản chính để làm hồ sơ lưu trữ, văn bản đi được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng; xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, ngày tháng trước thì xếp trước, ngày tháng sau thì xếp sau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm được dễ dàng.

Tất cả các loại văn bản đi được gửi đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị khi được hiệu trưởng nhà trường phê duyệt cho phép ban hành.

          Văn bản chuyển đi tôi cho vào phong bì thư, dán kín, ghi rõ địa chỉ nơi nhận và chuyển đi trong ngày ban hành văn bản, và chậm nhất vào sáng sớm ngày hôm sau (nếu có)

          - Ngoài ra, nhà trường còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…

Văn bản đi được tôi theo dõi đăng ký vào sổ theo mẫu sau:

Sổ đăng ký văn bản đi

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Quản lý văn bản đến:

          Văn bản đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời; xử lý và giải quyết công việc có hiệu quả trong công tác quản lý tại đơn vị trường. Phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có liên quan các cấp lãnh đạo. Do vậy, việc tiếp nhận, cập nhật và quản lý văn bản đến cần phải kịp thời, chính xác và đảm bảo tính khoa học.

          Khi tiếp nhận văn bản đến, tôi phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến, vào sổ đăng ký văn bản đến và trình ngay cho hiệu trưởng nhà trường xem xét, xử lý, và chỉ đạo giải quyết. Khi hiệu trưởng xem xét và có hướng chỉ đạo giải quyết, tôi sao in chuyển giao cho các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bản chính lưu vào sổ văn bản đến, sắp xếp khoa học theo từng loại, từng cấp và theo thời gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng trong việc tra cứu, tìm kiếm văn bản giúp cho lãnh đạo xử lý công việc được dễ dàng và nhanh chóng.

          Văn bản đến được tôi đăng ký vào sổ theo mẫu sau:

Sổ đăng ký văn bản đến

 

Ngày  đến

 

Số  đến

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày, tháng

Tên loại và trích yếu ội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký  nhận

Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

          3.3. Quản lý hồ sơ trẻ:

          Hồ sơ trẻ sau khi được cán bộ tuyển sinh nhận hồ sơ, sau đó được Hội đồng tuyển sinh xét duyệt và bàn giao qua bộ phận văn thư lưu giữ cẩn thận; hồ sơ trẻ được sắp xếp theo từng lớp học và sắp xếp theo vần A, B, C; hồ sơ trẻ gồm có:

- Giấy khai sinh.

- Sổ hộ khẩu phô tô

- Đơn xin nhập học.

- Sổ hộ nghèo phô tô (nếu có)

          3.4. Quản lý hồ sơ giáo viên: 

          Hồ sơ công chức của mỗi cán bộ, giáo viên và nhân viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, ……. Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn, mỗi tổ ở một vị trí nhất định, đồng thời hồ sơ của một cán bộ, giáo viên tôi đánh mật mã, để khi vào sử dụng tiện việc tìm kiếm kịp thời

      Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm cơ sở dữ liệu ngành EMIS trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, kết quả bồi sưỡng thường xuên hàng năm, kết quả ssanhs giá chuẩn nghề nghiệp và đánh giá xếp loại công chức, viên chức của từng cán bộ giáo viên nhân viên hàng năm. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc.

          4. Kết quả thực hiện

          Từ khi áp dụng những kinh nghiệm trên bản thân nhận thấy đạt một số kết quả sau:

         - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy, nhanh nhẹn không còn bở ngỡ.

         - Hồ sơ, sổ sách lưu trữ đầy đủ có hệ thống, đảm bảo tính khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong tra cứu, tìm kiếm được dễ dàng và nhanh chóng đạt hiệu quả cao.

        - Giúp Ban Giám Hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đạt hiệu quả cao, đúng thời gian quy định.

        - Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

          Ngoài ra, các bạn đồng nghiệp trong trường đều áp dụng thực hiện các phương pháp này, từ đó việc bảo quản và sắp xếp hồ sơ đảm bảo khoa học, tra cứu, tìm kiếm dễ dàng.

Nhờ có một số biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác hành chính văn thư trong nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi cho các nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề ra.

5. Bài học kinh nghiệm:

Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở đơn vị. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn của mình.

Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác…

Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.

           Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy. Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C. KẾT LUẬN

          1. Kết luận:

          Công tác văn thư lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định, vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện nhà trường rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu nhiệm vụ. Hệ thống văn bản này là cơ sở để đảm bảo một quyết định hành chính được ban hành đúng thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành.

          Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác hành chính văn thư  nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đã đề ra.

 Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đặc biệt là trong việc bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường.

          2. Đề xuất:

          - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.

          - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.

          - Cần cung cấp,trang bị thêm một số kệ, tủ,  thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay.

          - Cần tham mưu các cấp lãnh đạo mở các khóa đào tạo đại học hành chính văn thư cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ.

 

                                                         Vĩnh Thanh, ngày      tháng  5  năm 2019

                                                                             Người viết

 

 

 

                                                                        Phan Ngọc Hân